Hasta ahora, sólo la División Ministro Hales contaba con un estándar que permitía ordenar y devolver los materiales luego de las intervenciones de mantenimiento, algo similar al proceso que hoy se denomina devolución rutinaria. El resto de los centros de trabajo, conservaba los materiales sobrantes del postmantenimiento en acopios informales, es decir, fuera del resguardo de abastecimiento y del orden de contabilidad. Por esto, y buscando apalancar el PIT "Mejora en gestión de insumos y bodegas", un equipo multidisciplinario seleccionado por el comité de gerentes de Bodegas Extracontables (BEC) y Reparados, desarrolló el proceso formal que facilita esta gestión, el que se está implementando en Radomiro Tomic y El Teniente, y adaptando en DMH, para luego ser aplicado en todo Codelco.

El nuevo sistema cuenta con tres etapas clave. En la primera, los equipos de Mantenimiento y Operaciones identifican los materiales, sus estados y características, los que deben formalizarse en un formulario aprobado por Abastecimiento, para que el proceso avance de manera expedita. Luego, las mismas áreas, preparan el embalaje y gestionan su envío o retiro. Al llegar a la bodega, y ya en la etapa tres, su equipo compara el formulario de solicitud de la primera fase con el material recibido y se corrobora que todo esté en orden, para luego pasar a control de conservación, determinar en qué lugar debe ir y registrar la devolución para un buen orden contable.

Marcos Vicencio, jefe de Gestión de Compras e Inventario de Ministro Hales, comenta que "acá teníamos un procedimiento poco estandarizado, que si bien ha funcionado, siempre se puede mejorar. Con el nuevo sistema incluimos prácticas y reforzamos otras que estaban en la informalidad, como los controles de conservación de materiales que reingresan a bodega. Esto nos ha permitido mayor orden y trazabilidad en inventarios".

Para Marcelo Márquez, jefe del Departamento de Logística y Bodegas de El Teniente, "el nuevo proceso ha sido fundamental para ordenar el ejercicio contable y apoyar el saneamiento de bodegas informales de la división".

Felipe Muse, líder de Logística y Materiales de Radomiro Tomic, refuerza que el proceso ha tenido buena recepción en el área de los chancadores secundario y terciario de la división, lo que ha permitido catalogar y reingresar a las bodegas formales alrededor de US$ 500 mil en materiales, gracias a la sinergia entre los equipos. En esa línea, el superintendente de Planificación Mantenimiento, Andrés Huerta, asegura que "la clave está en procurar su fácil aplicación y entendimiento, pero el mayor esfuerzo lo hemos enfocado en disminuir variabilidades de las estimaciones de consumo sobre la base de una buena planificación, lo que incluye pedido justo, disciplina y monitoreo".

El seguimiento de la devolución se realiza a través de las prácticas C+ (como Diálogos de Desempeño y Confirmaciones de Procesos), la correcta aplicación del Sistema Operativo de Mantenimiento (SOMA), y el uso de herramientas de soporte como las plataformas SAP MM (gestión de materiales) y PM (mantenimiento de planta).