Proyecto GeMa o Generando un Mejor Abastecimiento fue como se nombró a la plataforma SAP Ariba, que el 26 de octubre comenzará a operar como el nuevo soporte para el proceso de contratación de bienes y servicios. Antes de iniciar su funcionamiento y para un mejor conocimiento y aplicación, a partir del lunes 19 de octubre se capacitará a 3.900 usuarios de Codelco, con el foco puesto en aquellas personas que hacen más requerimientos. Además, se formará a 6.700 proveedores.

Participantes del taller introductorio para formadores, que se realizó el 3 de septiembre de 2020

El lanzamiento del proyecto, respaldado por las vicepresidencias de Productividad y Costos y de Tecnología y Automatización de Procesos, es un hito para la digitalización de Abastecimiento y "con él comienza una etapa muy esperada por quienes hemos estado detrás de la transformación digital de esta área. Estamos seguros de que será de gran beneficio para los trabajadores y trabajadoras de la Corporación", manifiesta Felipe Crestani, director de Excelencia de Abastecimiento.

Los procesos operados por el actual sistema se remplazarán, progresivamente, por los nuevos procedimientos en SAP Ariba. Se podrá administrar contratos, convenios, órdenes de compra y requerimientos de bienes y servicios que la Gerencia de Abastecimiento gestionará. Sin embargo, en esta primera etapa de la plataforma no estarán disponibles las adquisiciones por catálogo electrónico, las reservas de materiales y las compras puntuales, como filtros de maquinaria. Estas modalidades se habilitarán en mayo de 2021, cuando comience la puesta en marcha de la segunda etapa.

Para asegurar el buen funcionamiento de los sistemas y sus características, a partir del siete de septiembre se han realizado sesiones de pruebas integrales y de aceptación con más de 65 usuarios, con la finalidad de encontrar potenciales puntos de mejora dentro de la plataforma, y de esta manera contar con las condiciones óptimas durante la puesta en marcha.

Así también la semana del 13 al 16 de octubre se formará a 44 personas del área de Abastecimiento, quienes deben convertirse en expertos en los módulos de SAP Ariba, para luego transferir sus conocimientos sobre la correcta utilización de la plataforma al resto de los usuarios del sistema.

Testimonios:

	"GeMa demostró la potencialidad que tiene para ordenar y gestionar todas las actividades relacionadas con la administración de contratos en cada etapa. Es un gran apoyo y soporte, porque logra adaptarse muy bien a cada particularidad que tiene nuestro trabajo. Creo que este proyecto marcará un antes y un después en nuestra área". Daniel Serrano, participó en las sesiones de pruebas integrales y de aceptación. Es ingeniero jefe Servicio a Personas y Control de Gestión de la Gerencia de Servicios y Suministros de Chuquicamata.
	"El proyecto GeMa nos permitirá llevar la gestión del proceso único de Contratación de Bienes y Servicios a un nivel de mayor madurez, se estandarizarán las prácticas y la documentación en toda la Corporación, se asegurará la adherencia al proceso y su cumplimiento de forma sistémica, se visibilizará el plan contractual y la gestión de espacios de trabajo, y se optimizará la captura y disponibilización de la información, a través de mejores reportes". Danitza Núñez, gestora senior de la Dirección Excelencia de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento

En caso de que se presenten incidencias o se requiera ayuda para utilizar el sistema, los usuarios podrán contactar a la mesa de ayuda del Portal de Compras, de lunes a viernes de 8:00 a 19:00 horas, a través del correo [email protected] o al teléfono (+56 2) 2818 5765.