Este 5 de abril se lanzó la nueva Biblioteca Única Normativa, iniciativa que se enmarca dentro del proyecto denominado "Sistema de gestión del cuerpo normativo".

Este sistema reemplaza a la anterior sección "políticas y normas" del Portal y contiene cerca de 1.400 documentos vigentes, todos ellos en una misma base de datos y ordenados según su tipo y área a la que corresponden. Es así como todos los trabajadores y trabajadoras pueden acceder a información precisa, suficiente y oportuna a través de esta plataforma digital (http://shpmaapp.codelco.cl/sites/SVAF/Paginas/default.aspx).

"Este cambio, especialmente el hecho de utilizar una única base, nos permite avanzar en materia de control interno, de eficiencia y de gestión, asegurando mantener disponible en todo momento, y de manera transversal, el conjunto de normativas que nos hemos dado como empresa para nuestros procesos", comenta Mario Orellana, gerente corporativo de Riesgo y Control.

Las otras líneas de trabajo del Sistema de Gestión del Cuerpo Normativo

El lanzamiento de la biblioteca única es parte de un proyecto mayor, el cual se está desarrollando desde 2019. La primera línea de trabajo se enfocó en realizar un catastro completo de todas las políticas, normas y documentos similares que se encontraban circulando a nivel corporativo.

"Tuvimos que hacer frente al hecho que no existía un registro oficial único, sino que cada unidad llevaba su catastro localmente, con criterios diferentes. Es por esto que revisamos todas las bibliotecas y sitios existentes, en un trabajo conjunto con más de 25 áreas corporativas, e hicimos un levantamiento de todo el material publicado y también lo no publicado y llegamos en algún momento a más de 2.500 documentos", comenta Irene Cosentino, directora de Control Interno Normativo.

Después de este catastro comenzó un proceso de revisión de toda la documentación. Durante este período se analizó la vigencia del material, su tipificación, estructura y formato y se le aplicó el estándar de seguridad de la información, entre otras cosas. Además, se empezó a trabajar con las diferentes áreas el nivel de actualización de los documentos y el plan contempla seguir avanzando en este ámbito.

Otra línea de trabajo fue definir un modelo de gestión único y simple sobre esta materia. Es así como se establecieron ciertos criterios y se clasificaron los documentos en nueve tipos: políticas, NCC, manuales, procedimientos, instructivos, estándares, guías, formularios y otros. Además, se elaboró un estándar mínimo de los elementos que debían contener las políticas y normas.

"Este proyecto está alineado con nuestro proceso de transformación y las nuevas formas de operar que estamos impulsando en la Corporación, especialmente por la idea de buscar soluciones para hacer las cosas de forma más rápida y simple. Además, es un gran ejemplo de que se pueden derribar los silos, ya que significó un gran trabajo en equipo con todas las áreas involucradas", finaliza Irene Cosentino.

La voz de los encargados(as)

El plan también contempló conformar una red de más de 30 "responsables normativos" de las distintas áreas, que son las personas que actúan de interlocutor(a) con la Dirección de Control Interno Normativo y que tienen un rol de facilitador para su área en estos tema. Entre otros, dicho(a) responsable es quién debe informar toda la normativa corporativa que se emita, actualice o elimine.

"Es una herramienta accesible para todos(as) y que mantiene documentos interesantes para ser revisados, permitiéndonos una mirada transversal de las normativas existentes".
Angélica Vidal Fuentes, jefa de Proyecto de Gestión del Cambio
Responsable normativa de la Gerencia de Transformación Cultural

"Esta biblioteca permite un mejor acceso y compresión sobre el marco regulatorio y las mejores prácticas en Codelco. Nos permitirá contar con una mayor certeza sobre las normas por las que nos regimos y podremos consultar de forma rápida sobre normativas, procedimiento e instructivos. Es decir, habrá un mayor traspaso de conocimientos y buenas prácticas, mejor productividad al disminuir los tiempos de búsqueda y aprendizaje, y por último un aumento de la interconexión entre distintas gerencias y divisiones".
Cristian Botto Gonzalez, Director de Análisis Financiero
Responsable normativo de la Gerencia de Finanzas.

"Por fin contamos con un lugar único y actualizado donde encontrar la normativa interna. Esto viene a poner fin a la práctica de buceo por la búsqueda de documentos en la intranet, gana visibilidad el cuerpo normativo y eso genera más confianza entre los usuarios".
Juan Pablo Narváez, ingeniero especialista de la Dirección de Minería Profunda
Responsable normativo de la Gerencia Corporativa de Geociencias.